Aspectes essencials financers d’un ERP perquè sigui eficaç

La gestió de les finances de la teva empresa és la columna vertebral del teu negoci i és vital per a la salut i la viabilitat a llarg termini. Per a continuar aplicant el rigor financer necessari per a recolzar el teu negoci, el departament de comptabilitat necessita les eines adequades per a fer el seu treball de la manera més eficient. Sense eines per a manejar els requisits empresarials i normatius, el personal de comptabilitat perd temps en treball manual i duplicat mentre tanquen els llibres cada mes.

Quan els fulls de càlcul i solucions desconnectades es converteixen en la norma del teu departament financer, perceps que és hora d’actualitzar la teva solució de gestió financera. Els temps de tancament financer i els preparatius per a les auditories triguen massa setmanes a completar-se, i les vendes que es produeixen l’últim dia del trimestre sovint no s’introdueixen en el sistema, per la qual cosa no es reconeixen com a ingressos a temps. Els processos financers crítics, com la gestió de la consolidació, la presentació d’impostos i la facturació es converteixen en un enorme llast per a la productivitat de tot el teu departament i estan plagats d’errors.

Afegir els requisits normatius, com el reconeixement dels ingressos i els canvis constants en les normes comptables, s’agreugen. Si algun de aquests escenaris et resulta familiar, és el moment de examinar a fons com els teus sistemes de negoci existents poden estar perjudicant els teus resultats.

Aquest post descriu els elements essencials d’un sistema complet de gestió financera i com la solució adequada pot ajudar-te a seguir el ritme de el món empresarial, que canvia ràpidament.

Capacitats bàsiques de gestió empresarial

 

Funcionalitat comptable

Tot sistema de gestió empresarial necessita comptar amb funcions comptables bàsiques com el llibre major, comptes per cobrar, comptes per pagar, impostos, caixa i gestió de pagaments amb una pista d’auditoria incorporada. Més enllà de la comptabilitat bàsica, el teu sistema de gestió financera ha de ser ampliable per a respondre als reptes i, al mateix temps que et permeti al mateix temps vigilar els resultats del compte de resultats.

Necessites que el teu sistema de gestió financera permeti una quantitat pràcticament il·limitada de comptes i subcomptes del llibre major comptes i subcomptes del llibre major, comptes generals i subcomptes. Ha de permetre’t definir els teus propis períodes comptables i permetre’t tancar els components components per separat per a ajustar-se a les necessitats de les noves filials que pugui introduir. I, finalment, ha de tenir plans de comptes predefinits per a una àmplia gamma d’indústries per a ajudar a un desplegament més ràpid. Sense aquestes funcions comptables essencials és molt difícil per al teu personal de finances supervisar la multitud de centres de costos de la teva empresa i assegurar-te que està operant dins del pressupost establert.

Gestió de la tresoreria

Una de les claus per a gestionar la teva salut financera és la teva capacitat per a supervisar acuradament el teu flux de caixa amb regularitat. En èpoques de canvis inesperats, pots enfrontar-te a costos inesperats de permisos, llicències, matèries primeres, equips ampliació de contractes i acords amb proveïdors per nomenar alguns. Aquestes inversions solen requerir grans pagaments per endavant i una planificació financera planificació financera intel·ligent per a mantenir un flux de caixa positiu. Si no hi ha suficients diners en efectiu per a complir amb qualsevol d’aquestes obligacions, podria tenir repercussions per a l’empresa, amenaçar el seu rendiment i fins i tot exposar-la a responsabilitats legals.

La visibilitat en temps real és important per a prendre decisions informades a temps. Quan es pot accedir a la informació de manera instantània des de gairebé qualsevol lloc, sense malgastar recursos en l’extracció de dades i en la vinculació de dades de diferents fonts, els empleats poden prendre decisions més precises i ràpides. En disposar d’una major visibilitat en temps real dels seus fluxs de caixa mitjançant quadres de comandament detallats i indicadors clau de rendiment (KPI), se li alertes de discrepàncies i situacions de “bandera vermella” molt més ràpid.

Ingressos recurrents i Gestió del reconeixement d’ingressos

Dirigir un negoci amb un flux d’ingressos predictible és difícil en temps d’incertesa. Però una vegada que una base de clients estable, cal centrar els esforços a obtenir ingressos continus d’aquests clients. És necessària una estreta coordinació entre finances, vendes i servei és necessària per a per a identificar els fluxos d’ingressos recurrents i definir els períodes de cobrament dels serveis serveis prestats i quan es poden reconèixer els ingressos en els balanços de l’empresa. El seu sistema de gestió de gestió financera ha de ser capaç de manejar i informar sobre aquestes varietats d’ingressos recurrents escenaris.

A l’hora d’identificar possibles fonts d’ingressos recurrents, és imperatiu conèixer el “cost de servei” de la teva empresa. El teu sistema de gestió empresarial ha de ser capaç de modelar amb precisió diferents escenaris de facturació i obtenir els costos directes i indirectes dels clients. costos d’adquisició, costos de servei i costos de lliurament de productes, així com quins segments de clients i quins no. El grup del 20% de clients que generen el 80% dels teus beneficis és especialment important en el cas de els recurrents, perquè el 80% restant dels clients amb pèrdues marginals pot incrementar any rere any, tret que suavitzis la rendibilitat de la teva base de clients.

També és important comptar amb bons processos de reconeixement d’ingressos. La teva infraestructura de facturació ha de ser capaç de manejar múltiples preus per a diferents clients. És possible que gestionar diferents condicions de pagament, ja sigui mensuals, trimestrals o anuals, i pots facturar clients per endavant, a terminis, o prorratejant mesos parcials. L’ús de fulls de càlcul pot ràpidament anar-se de les mans, i els acords de facturació diferents poden desbaratar les coses i donar lloc a errors de facturació.

Exemple de procés financer a Business Central

Planificació i informes financers

Per a planificar i preveure amb exactitud els costos futurs de les diferents iniciatives, el teu sistema de gestió financera ha d’oferir-te una gran visibilitat de les dades de l’empresa i una gran visibilitat de l’estat actual de les operacions de la teva empresa per a perquè puguis identificar les àrees problemàtiques.

La planificació financera implica reunir dades de diversos departaments de l’empresa per a obtenir una visió completa de les operacions i, a continuació, modelar diversos escenaris “hipotètics” per a avaluar l’impacte de les diferents estructures de costos. Sense un sistema de gestió financera que et permeti realitzar fàcilment aquestes funcions, el teu equip financer acabarà perdent temps consolidant dades i projectant els resultats de tots aquests escenaris diferents en un interval regular des de diversos sistemes, en lloc de fer-lo, en lloc de realitzar una anàlisi estratègica.

Quan es tracta de la planificació financera, les teves funcions de pressupost i previsió ocupen el primer lloc de la llista, especialment pel teu paper central en el control dels costos. El teu sistema de gestió financera ha de permetre la recopilació de dades multidimensionals i automatitzar la consolidació dels plans, de manera que puguis examinar clarament els costos de personal, vendes, béns d’equip i uns altres. L’automatització també millora precisió i redueix els errors en eliminar els enllaços i fórmules trencades.

Exemple de procés financer a Business Central

Gestió d’actius fixos

A mesura que la seva empresa madura, pot adquirir diversos actius fixos, com a equips, terrenys i edificis. Ha de ser capaç de mantenir i controlar el cicle de vida complet de tots els seus actius fixos, des de la seva creació fins a la seva depreciació, revaloració i retirada, per a poder tenir una millor visió de com afecta al seu compte de resultats. Per tant, un sistema de gestió empresarial ha de tenir una funcionalitat detallada de gestió d’actius i suportar múltiples tipus de càlcul de depreciació. Ha de gestionar tant els actius que es deprecien com els que no, els programes de manteniment i les assegurances. També ha d’integrar el procés d’adquisició d’actius en els processos comptables per a ajudar a garantir que cap equip s’escapi.

Una bona gestió del seu immobilitzat pot ajudar-te a beneficiar-te de les deduccions fiscals relacionades amb la depreciació dels teus actius. Aquestes deduccions només serveixen per a ajudar a apuntalar els teus fluxs de caixa perquè pugui perquè puguis reinvertir els ingressos en el teu negoci.