Cicle de vida d’un ERP

La inversió inicial en l’adquisició i aplicació d’un sistema ERP és considerable, tant en termes d’esforços humans com de recursos financers. Després d’una implementació reeixida, el sistema passa a la manera de manteniment i les organitzacions comencen a obtenir valor de la seva inversió. Després d’un període prolongat, a causa dels canvis en el paradigma empresarial i tecnològic, es fa cada vegada més difícil i costós mantenir i ampliar el sistema. S’inicia el procés de reimplementación o migració i l’inici d’un nou cicle.

Fases del cicle de vida de l’ERP

Els cicles de vida dels ERP, que abasten de 5 a 10 anys de vida útil efectiva, sovint es confonen amb el cicle de vida de la implementació d’ERP. Les fases del cicle de vida de l’ERP són:

Desplegament de l’ERP: El desplegament inicial d’un sistema ERP en si consisteix en diverses fases que comencen amb la Sol·licitud de Proposta (RFP) i la selecció del proveïdor i acaben amb la fase de posada en marxa i de subjecció manual. Algunes qüestions importants relatives a aquesta fase, com s’indica a continuació, tindran una relació directa amb les fases posteriors del cicle de vida de l’ERP:

• Grau d’adaptació del producte ERP a les necessitats actuals del negoci i grau de personalització realitzada, en particular la personalització del codi font.
• Compromís del partner per a l’evolució de l’ERP
• Nivell de suport

Optimització: Després que el sistema estigui en funcionament, hi haurà un període d’adaptació. A causa de l’ús del nou sistema, els usuaris començaran a trobar petits detalls a millorar o certs aspectes que no es van tenir en compte en la implantació. Amb el suport del partner, es realitzaran aquests ajustos amb un servei proactiu per part de l’implantador, aquesta fase hauria d’acabar en un termini de sis mesos a un any i el sistema hauria de començar a estabilitzar-se.

Manteniment: Aquest és el període més llarg del cicle de vida, quan l’organització comença a adonar-se del valor de la seva inversió. Els usuaris es familiaritzaran i començaran a ser amos del sistema. Es poden realitzar millores, com nous informes, diferents fluxos de treball, localització d’impostos, etc. El manteniment estarà cobert per un acord de nivell de servei depenent de les necessitats de l’empresa. Per a un sistema complicat, pot haver-hi un proveïdor extern que ajudi al manteniment inside.

Extensió del valor: Aquesta fase es solapa amb la fase de manteniment. Els processos de negoci nous o modificats requereixen canvis menors o moderats en el sistema. Hi pot haver grans canvis a l’escenari, com ara: i) implementació d’un nou sistema de comptabilitat, per exemple, el SII; ii) Adquisicions / reestructuracions; iii) ampliació del sistema amb productes addicionals, com ara un Customer Relationship Management (CRM) i Business Intelligence (BI). De vegades els canvis en els costos poden ser prohibitius, particularment per als sistemes en els quals s’ha fet molta personalització durant la fase d’implementació.

Paral·lelament als canvis empresarials, també es produeixen canvis tecnològics. Apareixen nous llançaments i versions per a plataformes tecnològiques com Sistemes Operatius o Bases de Dades. Els proveïdors d’ERP publiquen pegats i versions dels seus productes a intervals regulars que s’han d’incorporar al sistema existent. Això generalment implica esforços menors o modestos. Però, el problema sorgeix quan molts objectes de programari van ser personalitzats durant la implementació. L’adaptació d’aquests objectes per fer-los compatibles amb versions posteriors pot resultar un important exercici de migració que impliqui un cost i un esforç exorbitants.

Decadència del sistema: Per a una empresa, la necessitat del negoci i el requeriment tecnològic, continuen evolucionant. Cost, complexitat i dificultat per modificar i actualitzar el sistema frena l’evolució del mateix. Arreglar el sistema existent no és més viable i proporciona un rendiment decreixent. S’investiguen les alternatives i es pren la decisió de reimplementación.

Reimplementación: Similar a la fase de desplegament com es va esmentar anteriorment. No obstant això, les organitzacions estan més ben organitzades ara. El procés inicial es durà a terme de manera més professional. És probable que adoptin l’última versió del sistema amb una mínima necessitat de personalització, de manera que el proper cicle ofereixi un millor retorn de la inversió (ROI).

Si estàs treballant amb una versió “antiga” de Microsoft Dynamics NAV (Navision) et recomanem llegir el següent ebook per veure les novetats que incorpora cada versió des de la qual estiguis treballant.