Com traslladar a desenes de milers d’empleats a un treball remot durant la nit? Amb el brot de COVID-19 estenent-se per tot el món, aquesta era la gran pregunta que es va fer Microsoft la setmana passada. Llavors, dimecres passat, Microsoft va enviar un correu electrònic que demanava a aproximadament 50.000 empleats de Microsoft en l’àrea de Seattle que treballessin des de casa si podien. A la fi de el dia de dijous, el xat va pujar un 50 per cent setmana rere setmana i les reunions van pujar un 37 per cent. I també s’està veient un augment en l’ús entre els clients, ja que els treballadors de tot arreu s’adapten a reunir-se, xatejar i col·laborar exclusivament en línia. Microsoft vol ajudar a tots a enfrontar aquest desafiament. Amb l’ús intensiu de Teams, per exemple en Olivia hem aprenent sobre les millors formes de fer que la feina des de casa sigui productiu i saludable.
Una nota ràpida abans de seguir llegint: Aquests consells són part de l’esforç continu de Microsoft per ajudar a tots a mantenir-se connectats i productius durant aquest temps difícil. La setmana passada, Microsoft va compartir com els individus i les organitzacions poden obtenir Teams de forma gratuïta, juntament amb el pla integral per mantenir els serveis funcionant sense problemes durant aquesta crisi. També Microsoft ha compartit històries increïbles de clients i empleats de tot el món, incloent professors i estudiants de Hong Kong que utilitzen la tecnologia per realitzar sorprenents innovacions d’aprenentatge electrònic i clients de la Xina i els seus voltants que també han trobat formes intel·ligents de mantenir el treball en moviment. Però els clients també estan demanant orientació sobre el canvi a la feina a distància. Microsoft seguirà proporcionant consells, informació i inspiradores històries de clients durant tot el brot.
Començant …
Al passar a un treball a distància, uns quants hàbits clau et prepararan per a l’èxit.
Configura el teu espai de treball
Si no tens una oficina a casa, no et preocupis. Encara pots treballar des de casa de forma productiva. De fet, es va dissenyar Teams com una oficina virtual que pots portar a qualsevol lloc. Encara que no tinguis una impressora, arxius físics o un telèfon d’escriptori a casa, pots treure documents directament en Teams, emmagatzemar arxius de forma segura on les persones adequades puguin accedir-hi i saltar ràpidament a les trucades i reunions. Dit això, és important tenir un espai de treball dedicat a casa on puguis ser productiu i assenyalar que estàs en la manera “no molestar”. Un racó per esmorzar, un racó tranquil de dormitori, una taula de joc infrautilitzada a la sala d’esbarjo, qualsevol àrea d’enfocament pot servir com a espai de treball. I no et preocupis si s’embruta una mica durant el dia, sempre pots fer servir el desenfocament de fons durant les reunions online perquè els teus companys d’equip se centrin només en tu.
Comunicar, comunicar, comunicar
Encara que molts de nosaltres treballem des de casa al menys part de el temps, encara depenem de ritmes i hores centrals que es construeixen al voltant de la nostra presència física a l’oficina. Quan es treballa des de casa, el ritme diari pot canviar. Això és especialment cert per a aquells de nosaltres que equilibrem el treball i la cura dels nens. Comunica clarament les teves hores de treball als teus companys i col·laboradors perquè sàpiguen quan han d’arribar a tu. També pots establir un missatge d’estat en els equips per compartir aquesta informació de forma proactiva.
A més, fes-te l’hàbit d’oferir informes de progrés freqüents als teus companys d’equip. Les companyies totalment remotes tendeixen a emfatitzar la documentació, ja que és una forma clau de mantenir connectat quan treballen separats. Recomanem publicar les actualitzacions, els coneixements i els recursos útils que hagi descobert en els canals de Teams, perquè els teus companys d’equip puguin mantenir-se connectats amb el que estàs fent fins i tot sense el benefici d’una conversa casual al passadís. Més tard, podran buscar dins el canal idees o continguts quan els necessitin.
Dirigir reunions efectives
Confia en les reunions en línia
En absència d’una sala de conferències física, reunir a tots pot semblar el major desafiament de treball a distància de tots. Al traslladar les reunions a Teams, assegurat que totes les reunions tinguin una opció de “unir-se” virtual per crear una sala de conferències en línia. A més, suggerim que tots els participants encenguin la càmera si se senten còmodes per fer-ho. La interacció cara a cara és molt important perquè tots se sentin connectats. Teams té una àmplia selecció de càmeres certificades per triar, així com dispositius com auriculars i altaveus per assegurar-se que tu i els teus companys de treball sempre puguin comunicar-se amb claredat.
Sigues conscient i inclusiu
Passar a les reunions en línia pot eliminar algunes de les pistes visuals en què confiem per veure si un col·lega té alguna cosa a dir en una reunió. I les trucades en conferència abarrotades poden dificultar que la gent comparteixi les seves opinions. L’organitzador de la reunió ha de fer freqüents pauses per convidar els assistents a fer preguntes i recordar-los que també poden fer servir la finestra de xat de la reunió per compartir els seus pensaments.
Gravar les teves reunions
Per compensar la manca de temps cara a cara, alguns treballadors remots programen reunions addicionals per mantenir-se en contacte amb els clients, socis i companys de treball. Les dobles reserves poden ser difícils d’evitar. Si la teva organització ho permet, grava les reunions en Teams perquè els companys de treball puguin posar-se a el dia més tard. Si no pots assistir-hi, recorda l’organitzador que registri en la teva absència. La transcripció generada automàticament també és súper útil quan tractes de recordar informació coberta en una reunió a la qual has assistit. Vols saber més sobre les reunions de Teams? Aprèn més consells aquí.
Mantenir-se connectat
Compensar la manca de xerrada al passadís
Molts treballadors remots troben que el que més estranyen de l’oficina són les converses casuals. Les xerrades a la nevera d’aigua o al prestatge dels entrepans no només ens mantenen connectats, sinó que sovint treuen a la superfície informació important o idees que no hauríem endevinat. Sigues deliberat sobre arribar i connectar amb els teus companys de treball. Pensa en els missatges de xat com el teu refredador d’aigua virtual i posa’t a tu mateix un recordatori per comprovar amb la gent regularment. Les emoticones, GIF i els adhesius són una forma divertida de mantenir la xerrada divertida i lleugera.
Reuneix l’equip
Treballar a distància pot sentir-se com un aïllament. Com a líder, és important crear oportunitats perquè tot l’equip es reuneixi virtualment. Mantingues la teva cadència de reunions o dinars d’equip regulars, només fes-los en línia. Utilitza el canal “General” en Teams per a discussions que puguin ser d’interès per a tothom. Per a grans tempestes d’idees pots utilitzar l’aplicació Microsoft Whiteboard, que proporciona un llenç digital infinit perquè els participants de la reunió puguin idear i col·laborar directament en els equips. També es va suggerir als líders dels equips que descarreguin la Crisi Communication Power App. Podeu fer servir aquesta aplicació personalitzable per informar-te a tu mateix i al teu equip sobre tot el que necessiten saber durant aquest brot.
Diverteix-te!
Amb tots els canvis que vénen amb el trasllat a la feina a distància, és important fomentar i mantenir la moral de l’equip. Hi ha moltes coses que pots fer dins Teams perquè la gent se senti positiva i compromesa. Compartir notícies i històries al xat de l’equip, o fer un concurs de fotografia. Un client de Teams d’educació a la Xina va organitzar un desafiament de cuina per a estudiants que va resultar ser particularment popular.
Entenem que cada individu i equip treballa de manera diferent. Però esperem que els consells us ajudin a mantenir-vos productius i connectats mentre us adapteu a una nova forma de treball. En Olivia us podem ajudar a començar a treballar amb Teams, només posa’t en contacte amb nosaltres i t’ajudarem en el pas a la feina a distància.
¡Preparat pel treball a distància! Descarrega la llista de control de treball remot i comparteix-la amb els teus companys d’equip.
Llista de control de treball a distància:
- Configura el teu espai de treball
- Comunica’t sovint
- Mantingues els límits saludables
- Confiar en les reunions en línia
- Es conscient i inclusiu
- Grava les teves reunions
- Compensa la manca de xerrada al passadís
- Reuneix l’equip
- Diverteix-te!
https://www.freepik.es/foto-gratis/calculadora-vista-superior-caja-registradora_18493873.htm
