En les últimes setmanes hi ha hagut un gran augment de persones que realitzen reunions amb Teams de Microsoft a l’estar treballant a distància. Ja sigui que siguis nou amb l’eina o que facis totes les teves reunions amb Teams, volem donar-te consells sobre com tenir la millor experiència de reunions en línia.
1 – Connectar en línia amb persones dins i fora de la teva organització
Amb Teams, pots organitzar reunions en línia amb persones tant dins com fora de la teva organització. La propera vegada que programis una reunió a Teams o a Microsoft Outlook, simplement inclou l’adreça de correu electrònic dels teus convidats externs i Teams s’encarregarà de la resta, inclòs l’enviament d’una invitació per correu electrònic amb instruccions sobre com unir-se a la teva reunió a línia. El convidat a la reunió pot fer clic a l’enllaç, introduir el seu nom i unir-se a la reunió des del navegador, tot això sense necessitat d’instal·lar un plug-in o descarregar cap programa al dispositiu.
2 – Permetre que tothom accedeixi amb diferents fonts d’àudio
Dissenyat per als participants que estan en moviment, no tenen accés a Internet, o prefereixen trucar a una reunió, assegura’t que les reunions siguin inclusives. Els usuaris que estiguin habilitats per a la Audioconferència veuran automàticament les instruccions de connexió telefònica afegides a les invitacions de reunió de Teams. Al fer clic al número de telèfon des d’un mòbil, s’iniciarà automàticament el marcador telefònic, es marcarà el número i fins i tot s’entrarà a la conferència. Es van acabar els dies en què calia memoritzar números!
3 – Mantingues el control de la teva reunió
Teams ofereix a l’organitzador de la reunió moltes opcions a l’hora de definir les funcions i els permisos dels participants en la reunió en línia. Per exemple, pots triar habilitar una sala d’espera, que permet a l’organitzador definir quan i qui és admès a la reunió. També pots designar qui pot presentar, silenciar els assistents i iniciar o aturar els enregistraments, només per nomenar algunes.
4 – Mantenir converses cara a cara amb vídeo
Si no pots reunir-te en persona, reunir-te en línia amb vídeo és la següent millor opció. Anima a tots els membres del teu equip al fet que encenguin els seus vídeos. Activa el desenfocament de fons per mantenir l’enfocament en tu en lloc del que hi ha darrere teu.
5 – Comparteix només el que necessitis
Quan es comparteix contingut en les reunions de Teams, es controla el que els altres poden veure. Pots decidir si necessites mostrar tot el teu escriptori o només una finestra específica. Si algú està compartint el seu escriptori o una aplicació, pots sol·licitar a el presentador que et doni el control.
6 – Tots contribueixen amb tinta digital
Només perquè no tots estiguin a la mateixa sala no vol dir que no puguis fer una pluja d’idees en una pissarra. La pissarra de Microsoft està integrada en totes les reunions de Teams, el que permet als participants de la reunió unir-se amb el tacte -o amb el ratolí- i contribuir amb tinta digital. Les sessions de pissarra es guarden com a part de cada reunió i estan disponibles per al seu ús i referència en el futur.
7 – No et perdis la reunió, encara que t’hagis perdut la reunió
Ja sigui per als que arribin uns minuts tard, o que tinguin una altra reunió que no poden ajornar o cancel·lar, hi ha la possibilitat que algú es perdi la reunió. En lloc de posar-los al dia en una altra reunió, simplement grava la reunió. La reunió gravada no només s’emmagatzema en el núvol, i es proporciona un enllaç al xat de la reunió, sinó que els participants poden buscar la transcripció de la reunió i saltar a l’hora de la reunió en què es va esmentar.
8 – Ser vist i sentit amb claredat
Microsoft ofereix un complet portafoli de dispositius amb certificació de Teams per assegurar que et vegis i sonis el millor possible amb vídeo i àudio d’alta qualitat. Connecta’t i comença teves reunions amb un sol toc i tria on i com vols treballar amb dispositius dissenyats per a qualsevol espai i estil de treball.
Si estàs teletreballant pot ser que t’interessi també la nostra guia per ser més productiu teletreballant publicat al nostre bloc.