Aprofita el Kit Digital per a començar a treballar amb un ERP

 

El software de planificació de recursos empresarials (ERP) estandarditza, racionalitza i integra els processos empresarials en tots els departaments de finances, recursos humans, adquisicions, distribució i altres.

Cada organització gestiona a les persones, compra productes i serveis, ven (o regala) quelcom i administra els diners. La forma en què es maneja cada activitat variarà, però cada empresa realitza aquestes funcions bàsiques. En la majoria dels casos, és més efectiu gestionar aquests processos a través d’una plataforma de programari integrada que a través de múltiples aplicacions mai dissenyades per treballar juntes. Aquí és on entren en joc els sistemes de planificació de recursos empresarials (ERP). Amb aquesta filosofia Microsoft proporciona una tecnologia integrada One Microsoft.

Si bé els ERPs van ser dissenyats originalment per a empreses manufactureres, s’han expandit a les empreses de serveis, distribució, etc. Cadascuna de les indústries té les seves pròpies peculiaritats. Hi ha certs processos comuns entre totes les empreses encara que molts directius pensin que la seva empresa necessita un projecte molt personalitzat. Cada vegada més, les empreses intenten racionalitzar els processos interns per abaratir el projecte d’implantació apropant-se a la funcionalitat estàndard del programari. Una bona ocasió per racionalitzar activitats que s’han realitzat històricament d’una manera perquè s’ha anat arrossegant la manera de treballar durant els anys sense preguntar-se per què veritablement no es pot canviar. La gestió del canvi és un altre factor important en aquests casos.

Què és un ERP?

ERP és un software que estandarditza, racionalitza i integra els processos de negoci en els departaments de finances, recursos humans, compres, distribució i altres departaments. En general, els sistemes ERP funcionen en una plataforma de programari integrada que utilitza definicions de dades comuns que funcionen en una sola base de dades.

Història de l’ERP

El 1990, Gartner va crear el terme ERP per descriure l’evolució de la planificació de necessitats de materials (MRP) i la planificació de recursos de fabricació (MRP II) a mesura que s’expandien més enllà de la fabricació a altres parts de l’empresa, normalment finances i recursos humans.

Els sistemes ERP van evolucionar ràpidament durant els anys noranta en resposta a l’efecte 2000 i de la introducció de l’euro. La majoria de les empreses consideraven que l’efecte 2000 i l’euro eren el cost de fer negocis, i els sistemes de planificació dels recursos institucionals constituïen una forma rendible de substituir múltiples sistemes antics per un paquet normalitzat que també podia abordar aquestes qüestions. En el cas de Microsoft, el 2002 va adquirir Navision, que es va convertir en Microsoft Dynamics NAV. Actualment és denominat Dynamics 365 Business Central.

Per a què serveix un sistema ERP?

• Els sistemes ERP milloren l’eficiència i l’eficàcia de l’empresa mitjançant:

• Integració de la informació financera. Sense un sistema integrat, els departaments individuals, com ara finances, vendes, etc., necessiten dependre de sistemes separats, cadascun dels quals probablement tindrà diferents números d’ingressos i despeses. El personal de tots els nivells acaba perdent el temps reconciliant nombres en lloc de discutir com millorar l’empresa.
• Integració de comandes. Un ERP coordina la presa de comandes, la fabricació, l’inventari, la comptabilitat i la distribució. Això és molt més simple i menys propens a errors amb un sol sistema que amb una sèrie de sistemes separats per a cada pas del procés.
• Proporcionar informació de la informació dels clients. La majoria dels ERPs inclouen eines CRM de gestió de relacions amb el client per fer un seguiment de totes les interaccions amb els clients. La combinació d’aquestes interaccions amb informació sobre comandes, lliuraments, devolucions, sol·licituds de servei, etc., proporciona informació sobre el comportament i les necessitats dels clients.
• Estandarditzar i accelerar la fabricació. Les empreses sovint troben que múltiples unitats de negoci fan funcions similars utilitzant diferents mètodes i sistemes informàtics. Els sistemes ERP poden estandarditzar i automatitzar els processos de fabricació i suport. Aquesta estandardització estalvia temps, augmenta la productivitat i redueix el nombre de persones.
• Estandardització de l’aprovisionament. A falta d’un sistema d’aprovisionament integrat, l’anàlisi i el seguiment de les compres en tota l’empresa és tot un repte. Les grans empreses sovint troben que diferents unitats de negoci compren el mateix producte però no reben el benefici dels descomptes per volum. Les eines d’adquisició d’ERP permeten als equips de compra negociar amb els proveïdors identificant als proveïdors, productes i serveis més utilitzats.
• Facilitar la presentació d’informes governamentals. Els sistemes ERP poden millorar en gran mesura la capacitat d’una organització per presentar els informes necessaris per a les normatives governamentals, en tota la cadena de subministrament, finances i recursos humans.

Quins són els beneficis dels sistemes ERP?

Un ERP millora el rendiment del negoci de diverses maneres. específicament:

• Eficiència interna. Els sistemes ERP que funcionen correctament permeten a les empreses reduir el temps necessari per completar pràcticament tots els processos empresarials.
• Millor presa de decisions. Els ERPs promouen la col·laboració a través de dades compartides organitzats al voltant de definicions de dades comuns. Les dades compartits eliminen el temps perdut discutint sobre la qualitat de les dades i permeten als departaments dedicar el seu temps a analitzar les dades, treure conclusions i prendre millors decisions.
• Major agilitat. L’estandardització i la simplificació resulten en menys estructures rígides. Això crea una empresa més àgil que pot adaptar-se ràpidament mentre augmenta el potencial de col·laboració.
• Seguretat millorada. Encara que una base de dades centralitzada amb dades empresarials és un objectiu important, és més fàcil de protegir que les dades que es troben dispersos en centenars de servidors en armaris o sota escriptoris. És particularment difícil, si l’equip de seguretat no és conscient del servidor o si conté dades corporatives.

4 característiques clau dels sistemes ERP

L’escala, l’abast i la funcionalitat dels sistemes ERP varien àmpliament. No obstant això, la majoria dels programes d’ERP tenen les següents característiques:

• Integració en tota l’empresa. Els processos de negoci s’integren d’extrem a extrem entre departaments i unitats de negoci. Per exemple, una nova ordre s’inicia automàticament una verificació de crèdit, consulta la disponibilitat del producte i actualitza el programa de distribució. Un cop que l’ordre és enviada, la factura és enviada.
• Operacions en temps real (o gairebé en temps real). Atès que els processos de l’exemple anterior es produeixen als pocs segons de la recepció de la comanda, els problemes s’identifiquen ràpidament, el que dóna al venedor més temps per corregir la situació.
• Una base de dades comuna. Una base de dades comuna va ser un dels avantatges inicials de l’ERP. Permet que les dades es defineixin un cop per a l’empresa amb cada departament utilitzant la mateixa definició. Els diferents departaments havien de ajustar ara a les normes de dades aprovades i a les regles d’edició. Mentre que alguns ERP segueixen depenent d’una sola base de dades, altres han dividit la base de dades física per millorar el rendiment.
• Aparença i tacte consistents. Els primers proveïdors d’ERP es van adonar que el programari amb una interfície d’usuari coherent redueix els costos de formació i sembla més professional. Quan un proveïdor d’ERP adquireix un altre programari, de vegades s’abandona l’aspecte comú en favor de la velocitat de llançament al mercat. A mesura que les noves versions entren al mercat, la majoria dels proveïdors d’ERP restauren la interfície d’usuari consistent. Gràcies a utilitzar tecnologia Microsoft, en totes les eines que el treballador utilitza manté el mateix look & feel i usabilitat. Això facilita l’aprenentatge i adopció per part del persona.

El Cloud ERP s’està tornant cada vegada més popular, però no tots els ERPs en núvol funcionen de la mateixa manera. Hi ha dos tipus principals:

• ERP com a servei. Amb aquests ERPs, tots els clients operen sobre la mateixa base de codi i no tenen accés al codi font. Els usuaris poden configurar però no personalitzar el codi. Diríem que seria el model Business Central Cloud.
• ERP en un núvol de IaaaS. Les empreses que depenen del codi personalitzat en el seu ERP no poden utilitzar-lo com un servei. Si desitgen operar en el núvol, l’única opció és traslladar-se a un proveïdor de IaaS, que trasllada els seus servidors a un lloc diferent. Diríem que és l’opció Business Central On Premise.

Per a la majoria de les empreses, l’ERP com a servei ofereix tres avantatges: El cost inicial és menor, les actualitzacions a noves versions són més fàcils, i els executius reticents no poden pressionar a l’organització perquè escrigui codi personalitzat per a la seva organització.

---

A Olivia hem evolucionat l’ERP en el núvol com a servei per a oferir una versió amb totes les funcionalitats bàsiques d’una PIME preconfiguradas perquè amb la modalitat d’autoservei puguis pujar les teves dades i començar a treballar. A més tindràs tota la formació online sempre accessible per a guiar-te en la implantació i posterior adopció dels processos amb el teu nou ERP, Olivia Express.

I quina diferència hi ha amb Holded o Oddo? En aquest post, t’ho expliquem.

I si tens més requeriments i necessites més funcionalitat, a Olivia tenim més de 20 anys d’experiència treballant amb PIMES de tots els tamanys i sectors que han millorat els seus processos de negoci amb Business Central i tota la tecnologia Microsoft 365.

 

Si vols més informació, estarem encantats de poder assessorar-te per decidir el més convenient per la teva empresa