Electronic Data Interchange o el que es coneix com EDI, és un estàndard internacional que permet intercanviar tot tipus de documents electrònics (factures, comandes, albarans, etc.) amb clients, proveïdors, administracions públiques… Assegurant en el procés que el document arriba al seu destinatari correcte, sense ser alterat i tenint justificant de recepció del document. Avui dia, cada vegada són més les empreses que ens sol·liciten que integrem els seus ERP amb EDI per a compartir diferents tipus de documents: comandes de compra, factures, cotitzacions, albarans, etiquetes… En la majoria dels casos, aquestes organitzacions són socis comercials que intercanvien béns i serveis de forma regular com a resultat de la seva estratègia (B2B). L’intercanvi de documents EDI és possible gràcies una xarxa d’interconnexió de negocis que permet realitzar intercanvis electrònics de documents amb un gran nombre d’empreses que treballen amb EDI de manera col·laborativa. Aquesta integració que abans ens sol·licitaven grans empreses, s’està convertint en poc temps en un dels “imprescindibles” dels nostres projectes, i això sens dubte és una molt bona notícia, ja que demostra una vegada més, com les pimes estan posant-se en forma i millorant la seva competitivitat, i això sempre és una fantàstica notícia! Des d’Olivia, i fruit de la nostra experiència integrant EDI amb Dynamics Business Central, volem també ajudar una mica més a les empreses i és per això, que hem paquetizado aquesta adaptació del ERP en un producte propi: EDI by OLIVIA que funciona com una extensió del teu ERP Dynamics tant OnPremise com Cloud.

  • ORDERS – Procés de comandes de venda
  • DESADV – Albarans (indica paquets)
  • DESADV Logístic, nivell 1 – Detalla el contingut (del paquet) caixes, adequat quan el client desitja l’enviament a una plataforma logística (com sovint succeeix amb El Corte Inglés).
  • DESADV Logístic, nivell 2 – Detalla el contingut (del paquet), adequat quan el client desitja l’enviament a una plataforma logística (com sovint succeeix amb AMAZON).
  • INVOIC – Procés de factures de venda
  • REMADV – Avís de liquidació

Però, per què EDI by OLIVIA ens pot ajudar si som una pime? Són moltes les millores que podem explicar-vos, però m’agradaria centrar-me en aquestes:

  1. Estalviaràs temps i diners a través de l’automatització de processos que fins ara fèieu de manera manual i en amb un alt ús de paper.
  2. Milloraràs la productivitat perquè es comparteixen i processen més documents empresarials en menys temps i amb una major precisió.
  3. Reduiràs errors a través d’una estandardització estricta, que ajuda a assegurar que la informació i les dades tinguin el format correcte abans que ingressin en processos o aplicacions empresarials.
  4. Obtindràs millor qualitat de dades per a l’elaboració dels teus informes, perquè obtindràs una millora clara en la recopilació de dades, la visibilitat i l’anàlisi d’aquests.
  5. Solució amb un ROI (retorn de la Inversió) ràpid i que ens ajuda a la millora en la competitivitat de l’empresa, així com en la percepció que els nostres socis tenen de la nostra gestió.

EDI by OLIVIA és doncs una extensió que ha vingut per a sumar de manera ràpida, i que serà la passarel·la en un futur no gaire llunyà, per a l’intercanvi de documents per a donar suport a innovacions en les nostres empreses, com la internet de les coses (IoT), blockchain i intel·ligència artificial (IA). Siguin doncs benvinguts els nous reptes digitals que parlen de col·laboració i productivitat!

 

Autora : Raquel Casellas – Account Manager Olivia

 

Manel Martin , programador i consultor tècnic sènior de Dynamics 365 Business Central, ens explica anècdotes després d’haver ajudat diferents magatzems dels nostres clients a digitalitzar el seu processos amb l’ajuda de PDAs connectades al ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central. La seva adopció no és fàcil per als operaris habituats a treballar d’una mateixa manera durant molts anys, però quan fan el canvi, ja no hi ha marxa enrere i ni els pots treure la PDA de les mans.També ens explica la seva experiència amb la plataforma Power Platform per a la creació d’apps sense necessitat de codi. Ens comparteix com funciona aquesta nova filosofia i quin paper tenen els programadors en aquest nou escenari. Iniciar-se és fàcil i realitzar apps amb una funcionalitat bàsica és possible sense coneixements tècnics avançats, encara que quan la complexitat augmenta és necessari l’ajuda d’experts no tant per a la seva programació, sinó saber exactament on estan les fonts d’informació coneixent internament com treballen les solucions de negoci de Microsoft. Pel que el paper del programador ja no és d’escriure el codi i ser propietari d’aquest coneixement, sinó gràcies als coneixements bàsics de programació, saber com connectar les fonts d’informació de la manera més òptima perquè es facin menys treballs del sistema i sigui més ràpida la seva execució. Una mala interpretació dels processos pot portar a una mala utilització de la plataforma i sobredimensionar les necessitats.

 

Podcast

 

Grabació amb Microsoft Teams del podcast

 

Subscriu-te al podcast en Spotify

 

Veure altres plataformes de subscripció

La inversió inicial en l’adquisició i aplicació d’un sistema ERP és considerable, tant en termes d’esforços humans com de recursos financers. Després d’una implementació reeixida, el sistema passa a la manera de manteniment i les organitzacions comencen a obtenir valor de la seva inversió. Després d’un període prolongat, a causa dels canvis en el paradigma empresarial i tecnològic, es fa cada vegada més difícil i costós mantenir i ampliar el sistema. S’inicia el procés de reimplementación o migració i l’inici d’un nou cicle.

Fases del cicle de vida de l’ERP

Els cicles de vida dels ERP, que abasten de 5 a 10 anys de vida útil efectiva, sovint es confonen amb el cicle de vida de la implementació d’ERP. Les fases del cicle de vida de l’ERP són:

Desplegament de l’ERP: El desplegament inicial d’un sistema ERP en si consisteix en diverses fases que comencen amb la Sol·licitud de Proposta (RFP) i la selecció del proveïdor i acaben amb la fase de posada en marxa i de subjecció manual. Algunes qüestions importants relatives a aquesta fase, com s’indica a continuació, tindran una relació directa amb les fases posteriors del cicle de vida de l’ERP:

  • Grau d’adaptació del producte ERP a les necessitats actuals del negoci i grau de personalització realitzada, en particular la personalització del codi font.
  • Compromís del partner per a l’evolució de l’ERP
  • Nivell de suport

Optimització: Després que el sistema estigui en funcionament, hi haurà un període d’adaptació. A causa de l’ús del nou sistema, els usuaris començaran a trobar petits detalls a millorar o certs aspectes que no es van tenir en compte en la implantació. Amb el suport del partner, es realitzaran aquests ajustos amb un servei proactiu per part de l’implantador, aquesta fase hauria d’acabar en un termini de sis mesos a un any i el sistema hauria de començar a estabilitzar-se.

Manteniment: Aquest és el període més llarg del cicle de vida, quan l’organització comença a adonar-se del valor de la seva inversió. Els usuaris es familiaritzaran i començaran a ser amos del sistema. Es poden realitzar millores, com nous informes, diferents fluxos de treball, localització d’impostos, etc. El manteniment estarà cobert per un acord de nivell de servei depenent de les necessitats de l’empresa. Per a un sistema complicat, pot haver-hi un proveïdor extern que ajudi al manteniment inside.

Extensió del valor: Aquesta fase es solapa amb la fase de manteniment. Els processos de negoci nous o modificats requereixen canvis menors o moderats en el sistema. Hi pot haver grans canvis a l’escenari, com ara: i) implementació d’un nou sistema de comptabilitat, per exemple, el SII; ii) Adquisicions / reestructuracions; iii) ampliació del sistema amb productes addicionals, com ara un Customer Relationship Management (CRM) i Business Intelligence (BI). De vegades els canvis en els costos poden ser prohibitius, particularment per als sistemes en els quals s’ha fet molta personalització durant la fase d’implementació.

Paral·lelament als canvis empresarials, també es produeixen canvis tecnològics. Apareixen nous llançaments i versions per a plataformes tecnològiques com Sistemes Operatius o Bases de Dades. Els proveïdors d’ERP publiquen pegats i versions dels seus productes a intervals regulars que s’han d’incorporar al sistema existent. Això generalment implica esforços menors o modestos. Però, el problema sorgeix quan molts objectes de programari van ser personalitzats durant la implementació. L’adaptació d’aquests objectes per fer-los compatibles amb versions posteriors pot resultar un important exercici de migració que impliqui un cost i un esforç exorbitants.

Decadència del sistema: Per a una empresa, la necessitat del negoci i el requeriment tecnològic, continuen evolucionant. Cost, complexitat i dificultat per modificar i actualitzar el sistema frena l’evolució del mateix. Arreglar el sistema existent no és més viable i proporciona un rendiment decreixent. S’investiguen les alternatives i es pren la decisió de reimplementación.

Reimplementación: Similar a la fase de desplegament com es va esmentar anteriorment. No obstant això, les organitzacions estan més ben organitzades ara. El procés inicial es durà a terme de manera més professional. És probable que adoptin l’última versió del sistema amb una mínima necessitat de personalització, de manera que el proper cicle ofereixi un millor retorn de la inversió (ROI).

Si estàs treballant amb una versió “antiga” de Microsoft Dynamics NAV (Navision) et recomanem llegir el següent ebook per veure les novetats que incorpora cada versió des de la qual estiguis treballant.

Aprofita el Kit Digital per a començar a treballar amb un ERP

 

El software de planificació de recursos empresarials (ERP) estandarditza, racionalitza i integra els processos empresarials en tots els departaments de finances, recursos humans, adquisicions, distribució i altres.

Cada organització gestiona a les persones, compra productes i serveis, ven (o regala) quelcom i administra els diners. La forma en què es maneja cada activitat variarà, però cada empresa realitza aquestes funcions bàsiques. En la majoria dels casos, és més efectiu gestionar aquests processos a través d’una plataforma de programari integrada que a través de múltiples aplicacions mai dissenyades per treballar juntes. Aquí és on entren en joc els sistemes de planificació de recursos empresarials (ERP). Amb aquesta filosofia Microsoft proporciona una tecnologia integrada One Microsoft.

Si bé els ERPs van ser dissenyats originalment per a empreses manufactureres, s’han expandit a les empreses de serveis, distribució, etc. Cadascuna de les indústries té les seves pròpies peculiaritats. Hi ha certs processos comuns entre totes les empreses encara que molts directius pensin que la seva empresa necessita un projecte molt personalitzat. Cada vegada més, les empreses intenten racionalitzar els processos interns per abaratir el projecte d’implantació apropant-se a la funcionalitat estàndard del programari. Una bona ocasió per racionalitzar activitats que s’han realitzat històricament d’una manera perquè s’ha anat arrossegant la manera de treballar durant els anys sense preguntar-se per què veritablement no es pot canviar. La gestió del canvi és un altre factor important en aquests casos.

Què és un ERP?

ERP és un software que estandarditza, racionalitza i integra els processos de negoci en els departaments de finances, recursos humans, compres, distribució i altres departaments. En general, els sistemes ERP funcionen en una plataforma de programari integrada que utilitza definicions de dades comuns que funcionen en una sola base de dades.

Història de l’ERP

El 1990, Gartner va crear el terme ERP per descriure l’evolució de la planificació de necessitats de materials (MRP) i la planificació de recursos de fabricació (MRP II) a mesura que s’expandien més enllà de la fabricació a altres parts de l’empresa, normalment finances i recursos humans.

Els sistemes ERP van evolucionar ràpidament durant els anys noranta en resposta a l’efecte 2000 i de la introducció de l’euro. La majoria de les empreses consideraven que l’efecte 2000 i l’euro eren el cost de fer negocis, i els sistemes de planificació dels recursos institucionals constituïen una forma rendible de substituir múltiples sistemes antics per un paquet normalitzat que també podia abordar aquestes qüestions. En el cas de Microsoft, el 2002 va adquirir Navision, que es va convertir en Microsoft Dynamics NAV. Actualment és denominat Dynamics 365 Business Central.

Per a què serveix un sistema ERP?

  • Els sistemes ERP milloren l’eficiència i l’eficàcia de l’empresa mitjançant:
  • Integració de la informació financera. Sense un sistema integrat, els departaments individuals, com ara finances, vendes, etc., necessiten dependre de sistemes separats, cadascun dels quals probablement tindrà diferents números d’ingressos i despeses. El personal de tots els nivells acaba perdent el temps reconciliant nombres en lloc de discutir com millorar l’empresa.
  • Integració de comandes. Un ERP coordina la presa de comandes, la fabricació, l’inventari, la comptabilitat i la distribució. Això és molt més simple i menys propens a errors amb un sol sistema que amb una sèrie de sistemes separats per a cada pas del procés.
  • Proporcionar informació de la informació dels clients. La majoria dels ERPs inclouen eines CRM de gestió de relacions amb el client per fer un seguiment de totes les interaccions amb els clients. La combinació d’aquestes interaccions amb informació sobre comandes, lliuraments, devolucions, sol·licituds de servei, etc., proporciona informació sobre el comportament i les necessitats dels clients.
  • Estandarditzar i accelerar la fabricació. Les empreses sovint troben que múltiples unitats de negoci fan funcions similars utilitzant diferents mètodes i sistemes informàtics. Els sistemes ERP poden estandarditzar i automatitzar els processos de fabricació i suport. Aquesta estandardització estalvia temps, augmenta la productivitat i redueix el nombre de persones.
  • Estandardització de l’aprovisionament. A falta d’un sistema d’aprovisionament integrat, l’anàlisi i el seguiment de les compres en tota l’empresa és tot un repte. Les grans empreses sovint troben que diferents unitats de negoci compren el mateix producte però no reben el benefici dels descomptes per volum. Les eines d’adquisició d’ERP permeten als equips de compra negociar amb els proveïdors identificant als proveïdors, productes i serveis més utilitzats.
  • Facilitar la presentació d’informes governamentals. Els sistemes ERP poden millorar en gran mesura la capacitat d’una organització per presentar els informes necessaris per a les normatives governamentals, en tota la cadena de subministrament, finances i recursos humans.

Quins són els beneficis dels sistemes ERP?

Un ERP millora el rendiment del negoci de diverses maneres. específicament:

  • Eficiència interna. Els sistemes ERP que funcionen correctament permeten a les empreses reduir el temps necessari per completar pràcticament tots els processos empresarials.
  • Millor presa de decisions. Els ERPs promouen la col·laboració a través de dades compartides organitzats al voltant de definicions de dades comuns. Les dades compartits eliminen el temps perdut discutint sobre la qualitat de les dades i permeten als departaments dedicar el seu temps a analitzar les dades, treure conclusions i prendre millors decisions.
  • Major agilitat. L’estandardització i la simplificació resulten en menys estructures rígides. Això crea una empresa més àgil que pot adaptar-se ràpidament mentre augmenta el potencial de col·laboració.
  • Seguretat millorada. Encara que una base de dades centralitzada amb dades empresarials és un objectiu important, és més fàcil de protegir que les dades que es troben dispersos en centenars de servidors en armaris o sota escriptoris. És particularment difícil, si l’equip de seguretat no és conscient del servidor o si conté dades corporatives.

4 característiques clau dels sistemes ERP

L’escala, l’abast i la funcionalitat dels sistemes ERP varien àmpliament. No obstant això, la majoria dels programes d’ERP tenen les següents característiques:

  • Integració en tota l’empresa. Els processos de negoci s’integren d’extrem a extrem entre departaments i unitats de negoci. Per exemple, una nova ordre s’inicia automàticament una verificació de crèdit, consulta la disponibilitat del producte i actualitza el programa de distribució. Un cop que l’ordre és enviada, la factura és enviada.
  • Operacions en temps real (o gairebé en temps real). Atès que els processos de l’exemple anterior es produeixen als pocs segons de la recepció de la comanda, els problemes s’identifiquen ràpidament, el que dóna al venedor més temps per corregir la situació.
  • Una base de dades comuna. Una base de dades comuna va ser un dels avantatges inicials de l’ERP. Permet que les dades es defineixin un cop per a l’empresa amb cada departament utilitzant la mateixa definició. Els diferents departaments havien de ajustar ara a les normes de dades aprovades i a les regles d’edició. Mentre que alguns ERP segueixen depenent d’una sola base de dades, altres han dividit la base de dades física per millorar el rendiment.
  • Aparença i tacte consistents. Els primers proveïdors d’ERP es van adonar que el programari amb una interfície d’usuari coherent redueix els costos de formació i sembla més professional. Quan un proveïdor d’ERP adquireix un altre programari, de vegades s’abandona l’aspecte comú en favor de la velocitat de llançament al mercat. A mesura que les noves versions entren al mercat, la majoria dels proveïdors d’ERP restauren la interfície d’usuari consistent. Gràcies a utilitzar tecnologia Microsoft, en totes les eines que el treballador utilitza manté el mateix look & feel i usabilitat. Això facilita l’aprenentatge i adopció per part del persona.

El Cloud ERP s’està tornant cada vegada més popular, però no tots els ERPs en núvol funcionen de la mateixa manera. Hi ha dos tipus principals:

  • ERP com a servei. Amb aquests ERPs, tots els clients operen sobre la mateixa base de codi i no tenen accés al codi font. Els usuaris poden configurar però no personalitzar el codi. Diríem que seria el model Business Central Cloud.
  • ERP en un núvol de IaaaS. Les empreses que depenen del codi personalitzat en el seu ERP no poden utilitzar-lo com un servei. Si desitgen operar en el núvol, l’única opció és traslladar-se a un proveïdor de IaaS, que trasllada els seus servidors a un lloc diferent. Diríem que és l’opció Business Central On Premise.

Per a la majoria de les empreses, l’ERP com a servei ofereix tres avantatges: El cost inicial és menor, les actualitzacions a noves versions són més fàcils, i els executius reticents no poden pressionar a l’organització perquè escrigui codi personalitzat per a la seva organització.


A Olivia hem evolucionat l’ERP en el núvol com a servei per a oferir una versió amb totes les funcionalitats bàsiques d’una PIME preconfiguradas perquè amb la modalitat d’autoservei puguis pujar les teves dades i començar a treballar. A més tindràs tota la formació online sempre accessible per a guiar-te en la implantació i posterior adopció dels processos amb el teu nou ERP, Olivia Express.

I quina diferència hi ha amb Holded o Oddo? En aquest post, t’ho expliquem.

I si tens més requeriments i necessites més funcionalitat, a Olivia tenim més de 20 anys d’experiència treballant amb PIMES de tots els tamanys i sectors que han millorat els seus processos de negoci amb Business Central i tota la tecnologia Microsoft 365.

 

Si vols més informació, estarem encantats de poder assessorar-te per decidir el més convenient per la teva empresa

Contacta amb nosaltres
reCAPTCHA

El creixement del comerç electrònic B2B ha estat fenomenal en els últims anys i aviat es posarà al nivell del comerç electrònic B2C. Això ha quedat demostrat pels informes publicats en els últims anys, que mostren com el comerç electrònic B2B ha adquirit la major part del pastís de les vendes al detall mundials.

Amb el creixement exponencial de les vendes de comerç electrònic B2C, la indústria B2B també ha seguit l’exemple. El mercat B2B no només està augmentant gradualment la seva presència en línia, sinó que també ho està fent reflectint les estratègies de comerç electrònic B2C.

Infografia situació de l’eCommerce B2B

 

 

Tant les indústries B2B com B2C estan canviant de offline a línia perquè el eCommerce s’ha convertit en el mètode de compra preferit pels clients.

Aquest ràpid canvi de comerç de offline a línia és validat per les importants inversions de gegants B2C, com eBay i Amazon, realitzades en l’espai B2B.

El creixement del comerç electrònic B2B té molt sentit perquè els compradors B2B són essencialment compradors B2C que esperen una experiència de compra en línia d’alta qualitat i sense fissures. Busquen una experiència simple i elegant, similar a la seva experiència de compres B2C quan compren com a compradors B2B.

Per tant, en lloc de gastar temps i energia a aixecar el telèfon per trucar a un proveïdor per fer preguntes sobre preus o comprometre directament amb els representants de vendes, màrqueting i servei al client, els compradors B2B prefereixen l’opció d’autoservei en línia mitjançant la investigació, recerca, compra i gestió dels seus comptes a través d’una única plataforma basada en la web.

Això, però, només es pot aconseguir a través d’una solució de comerç electrònic que té característiques robustes, és intuïtiva, posseeix capacitats d’integració per estirar el back-end i és fàcil d’utilitzar. Hi ha diverses solucions de comerç electrònic, com Magento, Prestashop, Woocommerce, etc., que proporcionen aquestes característiques per a una millor experiència del client.

Per tant, per tenir èxit com a venedor de comerç electrònic B2B, primer cal seleccionar la solució de comerç electrònic B2B correcta i després invertir en la construcció del seu lloc web utilitzant aquesta solució.

 

T’ajudem a escollir la que s’adeqüi més al teu negoci?

Contacta amb nosaltres
reCAPTCHA