Olivia incrementa la seva productivitat amb Microsoft Office 365

En Olivia volíem simplificar el nostre entorn de TI a fi de supervisar millor els nostres projectes, millorar la comunicació interpersonal i facilitar l’intercanvi d’informació en base a implementar pràctiques col·laboratives entre els membres dels nostres equips de treball. Després de la implantació de Microsoft Office 365, en Olivia vam passar menys temps en la gestió de programari i llicències, els nostres consultors col·laboren de forma eficient i productiva en documents fins i tot estant fora de línia, hem retallat a gairebé la meitat dels costos de cada bústia de correu i reduït també en gairebé un 30% el temps assignat a tasques diàries pròpies de TI.

		“El model econòmic de Microsoft Office 365 és molt beneficiós per a nosaltres, ara afegim o traiem llicències i bústies de correu segons els necessitem, el que fa el nostre negoci molt més àgil i flexible”
	Frederic Barberà Director d’ Olivia

En Olivia, la inquietud per identificar oportunitats de millora per als nostres clients, i oferir-los solucions integrades i personalitzades que afavoreixin la seva productivitat i els diferenciïn dels seus competidors, ens fa estar constantment a la recerca d’eines d’última tecnologia. En particular, per a ús intern de Olivia, buscàvem una fórmula que ens possibilités estar més a prop dels clients, mentre es minimitzessin els costos interns, i es maximitzés la productivitat. “Necessitàvem una forma més consistent i eficient de gestionar i supervisar els nostres projectes, d’emmagatzemar la informació associada a ells, i comunicar i compartir la informació amb empleats i clients” comenta Carles Bonet, Director de Consultoria i Expansió d’Olivia Consulting.
En AQUEST SENTIT vam decidir explorar solucions Cloud per a la nostra pròpia infraestructura de TI, ia més per tal d’avaluar la manera com aquestes solucions podien proporcionar valor ALS Nostres clients. Amb consultors Treballant en Equips de projecte “virtuals” desplaçats Fora de l’oficina, és Volia Millorar la comunicació i Col·laboració perque a els consultors poguéssin seguir Superant els Expectatives dels clients en el SUBMINISTRAMENT dels Nostres serveis. Uns quants consultors ja utilitzaven amb anterioritat d’algunes eines de missatgeria instantània o de conferència de proveidors diversos, però no teniem consistència a tota L’organització. A més, aquelles eines no s’integraven amb els aplicacions que a els consultors utilitzen cada dia a l’ESPECIFICAR del projecte i la col • en equip, com Microsoft Office i Microsoft SharePoint Server. Carles Bonet Afegeix: “Vam descobrir que la manca de consistència en els eines de comunicació en temps real que utilitzava la gent FEIA més difícil que a els Membres dels Equips, desplaçats o no, obtinguessin el soporte a els uns dels Altres per Respondre o NOTAS: QUEJA rapidament ALS Nostres clients “.

El llançament

Al llarg de l’últim trimestre del 2012, i després d’un detallat procés d’avaluació, Olivia va iniciar el procés d’adopció de les eines de productivitat de Microsoft Office 365 en el núvol. Microsoft Office 365 reuneix les conegudes aplicacions de Microsoft Office amb la potència dels servidors de productivitat de Microsoft que garanteixen una solució connectada, en línia 24/24 i 365/365.

En Olivia adoptem Microsoft Exchange Online com a solució de correu electrònic i missatgeria empresarial, Microsoft SharePoint Online per compartir arxius i col·laboració, i Microsoft Lync Online per missatgeria instantània, ampliada amb conferències i amb capacitats per a la gestió de presència. Incorporem a més Office 365 per a empreses, que inclou les llicències de Microsoft Office Professional Plus, que inclou el conjunt de totes les conegudes aplicacions de Microsoft Office que es lliuren com un servei de subscripció. Per als nostres consultors i col·laboradors mòbils implantem Lync Online i Microsoft SharePoint Workspace, un component del SharePoint Online que permet l’accés dels empleats als documents disponibles fins i tot estant fora de línia.

Un cas destacable ha estat la utilització de Microsoft SharePoint Online per suportar el procés de certificació ISO 9000 d’Olivia. “Microsoft SharePoint Online és una òptima solució, les capacitats de publicació, Workflow i Versionat de documents ens permet gestionar tota la documentació que suporta els processos normalitzats de la companyia d’acord al nostre Sistema de Qualitat” comenta Josep Maria Muntané, responsable del Sistema d’ qualitat d’Olivia.

Resultats

En definitiva, després d’un anàlisi retrospectiva de la nostra experiència amb la implantació de Microsoft Office 365, podem concloure que hem obtingut els següents beneficis:

• Costos més baixos i llicenciament més senzill.
  Office 365 està ajudant a Olivia a reduir els costos de diferents. En primer lloc, el cost per bústia. “L’economia de l’Exchange Online superen amb escreix la que s’obté amb un proveïdor allotjat, i no diguem ja la d’una instal·lació in-house”, diu Frederic Barberà. A més ara podem utilitzar Office 365 per consolidar les llicències de programari de múltiples proveïdors, reduint encara més la complexitat administrativa i els costos.
• Comunicació i col·laboració més eficient.
  Amb Office 365, els empleats d’Olivia disposen ara d’un conjunt més ampli d’eines de comunicació i col·laboració, la qual cosa és essencial per al negoci. Carles Bonet afirma: “Tenim gent que està desplaçada en clients o entrant i sortint de l’oficina tot el dia, i hem de mantenir-nos en contacte, tant amb ells com amb els nostres clients. I tant el cost, com la integració amb l’escriptori de l’ emprat molt més atractiu amb Lync Online que amb GoToMeeting, per exemple “. A més, ara fem servir SharePoint Online per emmagatzemar i col·laborar internament amb documents, i veiem ja la possibilitat de permetre l’accés extern com un component especialment important per al futur. “En el nostre entorn anterior, no estàvem utilitzant totes les tecnologies i capacitats de SharePoint”, comenta Jakub Vanak, Programari Engineer a Olivia. “Ara, hem passat tot l’emmagatzematge d’arxius de projectes a SharePoint Online, i estem fent servir SharePoint Workspace que ens permet copiar fàcilment arxius i treballar amb ells sense connexió, el que estalvia diversos minuts al dia”.
• Major productivitat i creixement empresarial.
  Olivia utilitza ara Office 365 per ajudar els seus empleats a ser més productius. Frederic Barberà confirma: “Per a petites empreses com la nostra, tenir la possibilitat de configurar empleats i gestionar el seu programari des d’un sol lloc, de forma centralitzada, és un benefici important perquè ens allibera d’una important càrrega administrativa”. Carles Bonet ens cita un exemple concret: “Fa poc vam contractar a un nou col·laborador a la nostra organització. Es va incorporar un dilluns a les 9h00, vam comprar la seva subscripció, vam crear el seu compte, i ell mateix es va descarregar i instal·lar el seu client de correu, Lync i tot el necessari per començar a treballar en l’Office 365. a les 10h30 del matí estava treballant. Un important augment de productivitat respecte al procés que teníem abans. “