La gestió de les finances de la teva empresa és la columna vertebral del teu negoci i és vital per a la salut i la viabilitat a llarg termini. Per a continuar aplicant el rigor financer necessari per a recolzar el teu negoci, el departament de comptabilitat necessita les eines adequades per a fer el seu treball de la manera més eficient. Sense eines per a manejar els requisits empresarials i normatius, el personal de comptabilitat perd temps en treball manual i duplicat mentre tanquen els llibres cada mes.

Quan els fulls de càlcul i solucions desconnectades es converteixen en la norma del teu departament financer, perceps que és hora d’actualitzar la teva solució de gestió financera. Els temps de tancament financer i els preparatius per a les auditories triguen massa setmanes a completar-se, i les vendes que es produeixen l’últim dia del trimestre sovint no s’introdueixen en el sistema, per la qual cosa no es reconeixen com a ingressos a temps. Els processos financers crítics, com la gestió de la consolidació, la presentació d’impostos i la facturació es converteixen en un enorme llast per a la productivitat de tot el teu departament i estan plagats d’errors.

Afegir els requisits normatius, com el reconeixement dels ingressos i els canvis constants en les normes comptables, s’agreugen. Si algun de aquests escenaris et resulta familiar, és el moment de examinar a fons com els teus sistemes de negoci existents poden estar perjudicant els teus resultats.

Aquest post descriu els elements essencials d’un sistema complet de gestió financera i com la solució adequada pot ajudar-te a seguir el ritme de el món empresarial, que canvia ràpidament.

Capacitats bàsiques de gestió empresarial

 

Funcionalitat comptable

Tot sistema de gestió empresarial necessita comptar amb funcions comptables bàsiques com el llibre major, comptes per cobrar, comptes per pagar, impostos, caixa i gestió de pagaments amb una pista d’auditoria incorporada. Més enllà de la comptabilitat bàsica, el teu sistema de gestió financera ha de ser ampliable per a respondre als reptes i, al mateix temps que et permeti al mateix temps vigilar els resultats del compte de resultats.

Necessites que el teu sistema de gestió financera permeti una quantitat pràcticament il·limitada de comptes i subcomptes del llibre major comptes i subcomptes del llibre major, comptes generals i subcomptes. Ha de permetre’t definir els teus propis períodes comptables i permetre’t tancar els components components per separat per a ajustar-se a les necessitats de les noves filials que pugui introduir. I, finalment, ha de tenir plans de comptes predefinits per a una àmplia gamma d’indústries per a ajudar a un desplegament més ràpid. Sense aquestes funcions comptables essencials és molt difícil per al teu personal de finances supervisar la multitud de centres de costos de la teva empresa i assegurar-te que està operant dins del pressupost establert.

Gestió de la tresoreria

Una de les claus per a gestionar la teva salut financera és la teva capacitat per a supervisar acuradament el teu flux de caixa amb regularitat. En èpoques de canvis inesperats, pots enfrontar-te a costos inesperats de permisos, llicències, matèries primeres, equips ampliació de contractes i acords amb proveïdors per nomenar alguns. Aquestes inversions solen requerir grans pagaments per endavant i una planificació financera planificació financera intel·ligent per a mantenir un flux de caixa positiu. Si no hi ha suficients diners en efectiu per a complir amb qualsevol d’aquestes obligacions, podria tenir repercussions per a l’empresa, amenaçar el seu rendiment i fins i tot exposar-la a responsabilitats legals.

La visibilitat en temps real és important per a prendre decisions informades a temps. Quan es pot accedir a la informació de manera instantània des de gairebé qualsevol lloc, sense malgastar recursos en l’extracció de dades i en la vinculació de dades de diferents fonts, els empleats poden prendre decisions més precises i ràpides. En disposar d’una major visibilitat en temps real dels seus fluxs de caixa mitjançant quadres de comandament detallats i indicadors clau de rendiment (KPI), se li alertes de discrepàncies i situacions de “bandera vermella” molt més ràpid.

Ingressos recurrents i Gestió del reconeixement d’ingressos

Dirigir un negoci amb un flux d’ingressos predictible és difícil en temps d’incertesa. Però una vegada que una base de clients estable, cal centrar els esforços a obtenir ingressos continus d’aquests clients. És necessària una estreta coordinació entre finances, vendes i servei és necessària per a per a identificar els fluxos d’ingressos recurrents i definir els períodes de cobrament dels serveis serveis prestats i quan es poden reconèixer els ingressos en els balanços de l’empresa. El seu sistema de gestió de gestió financera ha de ser capaç de manejar i informar sobre aquestes varietats d’ingressos recurrents escenaris.

A l’hora d’identificar possibles fonts d’ingressos recurrents, és imperatiu conèixer el “cost de servei” de la teva empresa. El teu sistema de gestió empresarial ha de ser capaç de modelar amb precisió diferents escenaris de facturació i obtenir els costos directes i indirectes dels clients. costos d’adquisició, costos de servei i costos de lliurament de productes, així com quins segments de clients i quins no. El grup del 20% de clients que generen el 80% dels teus beneficis és especialment important en el cas de els recurrents, perquè el 80% restant dels clients amb pèrdues marginals pot incrementar any rere any, tret que suavitzis la rendibilitat de la teva base de clients.

També és important comptar amb bons processos de reconeixement d’ingressos. La teva infraestructura de facturació ha de ser capaç de manejar múltiples preus per a diferents clients. És possible que gestionar diferents condicions de pagament, ja sigui mensuals, trimestrals o anuals, i pots facturar clients per endavant, a terminis, o prorratejant mesos parcials. L’ús de fulls de càlcul pot ràpidament anar-se de les mans, i els acords de facturació diferents poden desbaratar les coses i donar lloc a errors de facturació.

Exemple de procés financer a Business Central

Planificació i informes financers

Per a planificar i preveure amb exactitud els costos futurs de les diferents iniciatives, el teu sistema de gestió financera ha d’oferir-te una gran visibilitat de les dades de l’empresa i una gran visibilitat de l’estat actual de les operacions de la teva empresa per a perquè puguis identificar les àrees problemàtiques.

La planificació financera implica reunir dades de diversos departaments de l’empresa per a obtenir una visió completa de les operacions i, a continuació, modelar diversos escenaris “hipotètics” per a avaluar l’impacte de les diferents estructures de costos. Sense un sistema de gestió financera que et permeti realitzar fàcilment aquestes funcions, el teu equip financer acabarà perdent temps consolidant dades i projectant els resultats de tots aquests escenaris diferents en un interval regular des de diversos sistemes, en lloc de fer-lo, en lloc de realitzar una anàlisi estratègica.

Quan es tracta de la planificació financera, les teves funcions de pressupost i previsió ocupen el primer lloc de la llista, especialment pel teu paper central en el control dels costos. El teu sistema de gestió financera ha de permetre la recopilació de dades multidimensionals i automatitzar la consolidació dels plans, de manera que puguis examinar clarament els costos de personal, vendes, béns d’equip i uns altres. L’automatització també millora precisió i redueix els errors en eliminar els enllaços i fórmules trencades.

Exemple de procés financer a Business Central

Gestió d’actius fixos

A mesura que la seva empresa madura, pot adquirir diversos actius fixos, com a equips, terrenys i edificis. Ha de ser capaç de mantenir i controlar el cicle de vida complet de tots els seus actius fixos, des de la seva creació fins a la seva depreciació, revaloració i retirada, per a poder tenir una millor visió de com afecta al seu compte de resultats. Per tant, un sistema de gestió empresarial ha de tenir una funcionalitat detallada de gestió d’actius i suportar múltiples tipus de càlcul de depreciació. Ha de gestionar tant els actius que es deprecien com els que no, els programes de manteniment i les assegurances. També ha d’integrar el procés d’adquisició d’actius en els processos comptables per a ajudar a garantir que cap equip s’escapi.

Una bona gestió del seu immobilitzat pot ajudar-te a beneficiar-te de les deduccions fiscals relacionades amb la depreciació dels teus actius. Aquestes deduccions només serveixen per a ajudar a apuntalar els teus fluxs de caixa perquè pugui perquè puguis reinvertir els ingressos en el teu negoci.

El creixement empresarial està íntimament lligat amb la correcta explotació, anàlisi i comprensió de les dades per a prendre les decisions adequades.

Els sistemes ERP de gestió empresarial no sols permeten fer un ús eficient de les dades, sinó que a més compten amb diferents capacitats per a millorar l’eficiència empresarial en gran manera, com pot ser l’automatització de tasques, o la millora dels processos interns.

Un 78% de les empreses espanyoles afirmen haver accelerat l’ús de les dades per la pandèmia per a millorar la seva eficiència.

S’ha incrementat l’ús de les dades arran de la pandèmia? Maduresa data driven de les empreses. INCIPY. 2021.

Què és un ERP?

Un ERP és un conjunt d’aplicacions de software de gestió de processos interns empresarials, que permeten a les pimes automatitzar la majoria de les pràctiques de negoci relacionades amb els aspectes operatius o productius de l’empresa, facilitant i centralitzant la informació de les àrees que la componen, entre altres:

Un ERP ha de ser instal·lat en tres situacions:

1. Existència de límits per al creixement empresarial: una empresa que hagi gestionat els seus processos interns amb software tradicional però comença a experimentar límits en la seva expansió o creixement, necessita la implantació d’un ERP que deixi de limitar aquest potencial de creixement i permeti la seva capacitat d’expansió.
2. Dificultat de treballar amb sistemes diferents. En el moment que una empresa consideri que existeixen dificultats a l’hora de treballar amb sistemes diferents, per problemes de compatibilitat o una gran inversió en temps, ha de considerar la instal·lació d’un ERP que eviti aquesta problemàtica (per la seva modularidad i escalabilitat, a mesura que l’empresa creix pot anar implementant nous mòduls sota un origen únic o BBDD).
3. Necessitat d’adaptació dels sistemes al personal de la seva empresa. Una empresa que consideri que, per la mobilitat o característiques del seu personal, els seus sistemes no ofereixen les millors capacitats per a complir amb les expectatives dels seus clients, ha de pensar que ha arribat el moment d’instal·lar un ERP per a no perdre potencial de negoci i creixement.

 

L’adaptació de les empreses a les necessitats canviants dels consumidors és un fet rellevant per a la supervivència i creixement de les empreses.

Les empreses disposen d’eines que donen suport en la seva adaptació a aquest nou entorn. Una d’aquestes eines, que comença a ser imprescindible, són els sistemes ERP.

La integració d’un ERP en la teva pime només té avantatges. A més, l’escalabilitat i la integració amb altres aplicacions, t’ajuden a millorar l’organització interna empresarial, a augmentar la productivitat i a fer una planificació adequada, prenent millors decisions, que suposaran un benefici per a la teva empresa.

 

Descargar pdfs:

ERP. La herramienta para la planificación de tu pyme ( Formato pdf | 21,34MB )

ERP. La herramienta para la planificación de tu pyme. Presentación ejecutiva ( Formato pdf | 1,06MB )

 

Enguany ha tornat el Mobile World Congress després de dues edicions cancel·lades a causa del Covid-19. Aquesta edició ha estat un punt i seguit de l’edició del 2019, evolucionant la connectivitat (precisament el lema en l’entrada era “Connectivity Unleashed”) i deixant volar la imaginació amb el metavers. Aquests dos anys d’aturada han canviat moltes coses i els esdeveniments han obligat a estrènyer l’accelerador en necessitats que en l’última edició eren encara futuristes.

El primer exemple és com ha canviat el nostre prisma enfront de les reunions. A inicis del 2019 quan pensàvem en una reunió era o a l’oficina amb els nostres companys, viatjant a veure un client o com a molt, una videotrucada si era molt lluny i no justificava el viatge. La pandèmia va canviar la nostra manera de reunir-nos i interaccionar amb els nostres companys o clients. Passem de l’offline a l’online en dos dies, sense tenir una cultura clara sobre això i amb eines que començàvem a conèixer. Microsoft Teams va ser el nostre gran aliat, però també un company de viatge bastant odiat, ja que la saturació de reunions online sense haver après encara aquesta nova manera de comunicar, ens va produir estress i en certa manera, rebuig. Quan les mesures es van anar relaxant, tots hem tingut la sensació de tornar a la normalitat, però crec que és més encertat parlar de “nova normalitat”. Aquí apareix el concepte treball híbrid i la tecnologia es posa les piles per a brindar dispositius per a de nou, aprendre una nova comunicació, on conflueixen els dos mons. Microsoft està un pas per davant gràcies a haver aconseguit ser un estàndard de mercat en el que comunicació entre empleats i reunions online externes es refereix. En el Mobile s’han pogut veure tot de dispositius que enriqueixen aquest concepte i milloren la immersió tant dels que estan en línia com els que estan físicament en un mateix espai.

Un altre aspecte important és l’augment del control a nivell de dades de tot el que esdevé en la nostra empresa. A nivell de la fabricació, gràcies als sensors i la connectivitat, podem tenir un control absolut d’una manera assistida i desatesa dels processos. Poso un exemple de cada cas per a il·lustrar-lo.

Tots ens imaginem la connectivitat en el món industrial com aconseguir d’una manera desatesa obtenir informació per a resoldre problemes o millorar la productivitat observant al detall aspectes que a simple vista se’ns poden passar per alt. En la imatge, en l’estand d’ Huawei, podem veure una fàbrica totalment connectada, amb un control absolut de tots els paràmetres, que permet analitzar tots els aspectes de la fabricació per a reduir encara que sigui al segon algun procés. Ens pot semblar una inversió excessivament alta per a reduir petits detalls. Però si ho veiem a nivell global, reduir aquests segons o la reducció de la utilització un material, pot tenir un impacte econòmic i ecològic a mitjà termini que pot ser clau vist des de la perspectiva del fabricador i del planeta. Ara veiem moltes empreses compromeses amb la reducció de carboni en els seus processos productius. Tot això pot ajudar a racionalitzar l’ús de materials o d’energia per a aconseguir-lo. I ja no sols en el procés de fabricació, sinó també en tota la cadena de subministrament. L’anàlisi de les rutes i els punts de distribució poden reduir costos i tenir un impacte mediambiental molt més reduït.

 

L’altre àmbit de control gràcies a la connectivitat pot ser també d’una manera assistida. Quan ens imaginem els robots, pensem en dispositius que d’una manera desatesa pugui realitzar accions sense la necessitat que nosaltres haguem de fer-les. Però recorrent els diferents estands, vaig veure una nova manera d’integrar els robots en la indústria 4.0. En la presentació de Boston Dynamics d’IBM podem veure una manera més integrada en la introducció del robot en les nostres vides. En aquest cas el robot no és autònom i està guiat per un operari que s’ajuda del robot per a realitzar accions que per si només serien impossibles. Per exemple, li sol·licita que busqui punts on la temperatura hagi pujat d’una manera anormal i acudeix ràpidament al lloc i mostra imatges d’alta definició per a ser analitzades per l’operari i actuar per a resoldre qualsevol problema. O per exemple, estableix rutes amb punts d’origen i final per a passar revista de la fàbrica i avisa al supervisor si detecta algun aspecte fora del normal. Pel que la convivència amb el robot és molt més natural i no com una cosa futurista que envaeix l’espai de l’humà.

Amb això podem veure que molts dels temes que fa uns anys ens semblaven de ciència-ficció, a poc a poc es van integrant en les nostres vides d’una manera natural. És com per exemple la irrupció dels dispositius assistits per veu. Cada vegada és més normal sentir a les cases Alexa, Sent Siri o OK Google. I això ens porta a l’últim punt, el metavers. Tots li tenim molta por i creiem que ens destrossarà el món real i que tots anirem al metavers. No. Passarà com amb internet, els robots, el telèfon intel·ligent, s’integrarà en les nostres vides i brindarà la possibilitat de tenir usos que ni imaginem.

El metaverso no deixa de ser l’evolució d’internet. La tecnologia té més recursos i possibilita fer més coses a nivell de visualització. Pel que la web plana que imaginem ara, en uns anys tindrem sites molt més interactius i intuïtius que facilitessin accedir a la informació d’una manera més inclusiva. Un exemple és el Metahype de Cupra. Un espai on tots els treballadors de Cupra poden tenir reunions 1 a 1, socialitzar i el més important, divertir-se en aquest nou univers digital. Per exemple, han construït illes amb diferents temàtiques. Una d’elles amb la col·laboració de Primavera Sound perquè els treballadors assisteixin a concerts d’una manera virtual en els seus moments d’oci.

En definitiva, veiem com la tecnologia a poc a poc entra en les nostres vides amb diferents aspectes ja sigui en la nostra vida personal o professional. Encara que tinguem la nostra resistència, quan li vegem l’aplicació a les nostres necessitats ho adoptarem sense adonar-nos.